Project Management 2.0

Poate Mind Mapping-ul sa te faca mai productiv?

Situatie : Trebuie sa organizezi totul „Facand mai mult cu mai putin”

De curand am vorbit curand Michael Deutch director de comunicare la MindJet, care ne-a dezvaluit cum oamenii cresc productivitatea folosind conceptul Mind Mapping. Stiu din experienta personala ca o abordare mind mapping poate fi foarte utila in colaborare, dar consider ca ar fi interesant sa obtinem exemple concrete care ar putea genera o discutie in legatura cu modul in care lucram si cum poate fi acesta imbunatatit.

Intrebare: Am descoperit ca aceste concepte prezentate in forma Mind Map  sunt in general mai usor de inteles datorita modului in care informatiile sunt structurate ierarhic. Realizarea unui WBS (Work Brakedown Structure) este de obicei usor de facut in acest format. Ne puteti da si alte exemple in afara de WBS in lumea project management-ului unde aceasta abordare este utila in mod special?

Raspuns: Cand am aflat pentru prima oara despre mind mapping am inteles ca este folosit cu predilectie in project management. Una din primele aplicatii la care se gandeste lumea este creerea WBS-ului. Altii merg chiar mai departe si folosesc programe de mapping pentru a-si gestiona  programul zilnic.

Mind mapping-ul iti ofera o imagine excelenta a modului in care gandesti, atat ca individ cat si ca echipa. Procesul de vizualizare ajuta la evidentierea informatiei cunoscute si a celei care lipseste. Poate fi folosita intr-o maniera eficace in  indentificarea riscurilor si in dezvoltarea planurilor de raspuns la risc. Altii l-au aplicat ca parte a procesului de rezolvare a problemelor. Foarte multi folosesc programul pentru  facilitatrea sedintelor de brainstorming si in organizarea si prioritizarea ideilor intr-o maniera structurata in cadrul unei mape.

Aceste exemple sunt situatii individuale in care MindMappingul isi gasesti aplicabilitatea. Ca parte a procesului de project management, mapping-ul poate fi folosit in echipa pentru accelerarea sedintelor de proiect. La o conferinta PMI un client a impartasit din experienta sa, spunandu-ne ca in mod normal dureaza peste 5 zile sa se creeze un  Project Charter. Astazi el reuseste sa faca acelasi lucru in mai putin de 3 ore folosind programul nostru.
 Iata o lista cu cateva din zonele unde mapping-ul a fost aplicat eficient :
 ·  Adunarea si organizarea cerintelor in procesul de analiza
 ·  Rezolvarea problemelor si creerea strategiilor de raspuns la risc
 ·  Creionarea planului de proiect, imbinand informatii dispersate si obtinad imaginea de ansamblu
 ·  Schitarea si creerea de rapoarte si prezentari
 ·  Identificarea milestone-urilor si a livrabilelor impuse.
 ·  Adunarea de cerinte si conducerea sesiunilor de interviu
 ·  Analiza stakeholder-ilor
 ·  Realizarea minutei sedintelor de proiect

Intrebare: Am lucrat cu documente Word colaborand online si este de ajutor, dar cred ca utilizand aceeleasi informatii este uneori mai usor in forma Mind Map (cel putin in stadiile incipiente) deoarece este mai usor de observat unde o idee isi gaseste cel mai bine locul intr-o „forma vizuala”. Invita lumea sa colaboreze si sa ofere informatii de valoare intr-unmod in care nu ai putea sa o faci intr-un document Word deoarece este mai greu de aflat unde se potrivesc ideile noi. In ce fel de situatii considerati ca mind maps se potrivesc cel mai bine atunci cand vorbim de un proiect?

Raspuns: Utilizarea Mind Mappingului in mod colaborativ aduce de la sine cateva benficii esentiale. Lucrul liniar cu documente scrise, prezentari, foi de lucru si chiar planuri de proiect este de multe ori o munca provocatoare deoarece detaliile sunt raspandite pe mai multe pagini (si chiar mai multe aplicatii), fiind astfel dificil sa mentii atentia, sa vezi imaginea de ansamblu si sa intelegi cum se imbina toate partile componente.In primul raspuns, am mentionat mai multe situatii de proiect unde este eficient mind mapping-ul colaborativ. O regula de baza ar fi : daca nu stii raspunsul, foloseste aceasta tehnica, mapeaza-l ! Pe tot parcursul proiectului, poti folosi mapping pentru orice: de la schema proiectului la raportul lectiilor invatate.

Intrebare: Mind Mapping poate duce la o rezolvare eficienta a problemelor, prin spargerea problemei in elemente controlabile pentru o intelegere mai buna a acesteia. Ne puteti oferi un exemplu care ar putea functiona in contextul unui proiect?

Raspuns: Bineinteles. Rezolvarea problemelor este o provocare constanta a echipei de proiect. Folosind mapele, echipele pot clarfica sistematic problemele pe masura ce sunt descoperite. O echipa poate incepe cu o „problema” in centrul hartii si apoi sa evidentieze urmatoarele intrebari:
 a.   Ce te face sa crezi ca exista aceasta problema ?
 b.   Unde se petrece?
 c.   Cum se petrece?
 d.  Cand se petrece?
 e.  Care sunt persoanele implicate ?
 f.   Care este cauza care a generat aceasta problema?
 g.  Ce altceva mai trebuie sa investigam? Odata ce aceste intrebari au fost explorate si s-a raspuns la ele, suntem capabili sa documentam un raport clar si specific asupra modului in care va fi abordata problema. In proiecte aceasta abordare mentine concentrarea echipei asupra rezolvarii problemelor „reale” facand un progres masurabil si oferind valoare imediata afacerii tale. Intrebare :  Am auzit ca Mind Mapping este bun pentru obtinerea parerilor din partea oamenilor care se confrunta cu o problema dintr-o gama larga de perspective. Puteti oferi un astfel de exemplu?

Raspuns: Multe organizatii folosesc mind mapping ca parte a procesului de culegere a cerintelor. Acest lucru are loc in proiecte traditionale (ex : IT si proiecte R&D) precum si in zone care nu sunt intotdeauna considerate proiecte (ex : culegerea cerintelor clientului ca parte a unui proces de vanzare).Judith Glaser de la Creating We Institute a spus ca in interiorul unei echipe mind mapping ajuta la „creerea unor perspective mai largi in jurul ideilor – pentru construirea unor desene mai mari care includ mai multe perspective ale oamenilor si apoi sa le imbine – ceea ce creeaza o coeziune uimitoare.”David Wilson, director de management la Elearnity, a spus ca mind mapping ajuta echipa sa „sa structureze clar idei si informatii de la toate sursele , sustine gandirea creativa , structureaza analiza si recomandarile”

Intrebare: Daca ar fi sa numiti un top 5 aplicari pentru folosirea Mind Maps ca sa te faca mai productiv, care ar fi acestea?
 
 Raspuns:
 1. Ia o carte de mind mapping sau cauta niste bloguri referitoare la mind mapping pentru a invata lucrurile de baza. Apoi uita regulile si incepe sa faci mapping.
 2. Lasa ideile sa pluteasca fara sa judeci. Poti sa le organizezi si sa le prioritizezi mai tarziu
 3. Foloseste cuvinte cheie pentru subiectele tale. Nu trebuie sa exagerezi. Asta face mai usor realizarea imaginii de ansamblu fara sa te pierzi intr-o mare de text.
 4. Foloseste notite, imagini si culori ca sa le confere un context mai bogat.
 5. Pentru echipe, creati mapele impreuna. Veti crea idei grozave impreuna, veti colabora mai ordonat si va veti distra totodata. Inca ceva : mapele sunt reflectii a ceea ce ai in minte. Nu este intotdeauna recomandabil sa presupui ca cineva care nu a fost prezent cand mapa a fost creata poate sa recupereze si sa continue pe parcurs fara alte explicatii adaugate.

Intrebare: Care este cea mai buna metoda pentru a masura si demonstra cresterea productivitatii in urma folosirii mind maps? Cum as putea demonstra ca este de folos?

Raspuns: Sfatul meu este sa nu cauti in mod special cresterea productivitatii, ci sa observi si calitatea muncii tale si impactul luarii unor decizii mai bune. Cum ar putea urmatoarea situatie sa fie reliefata intr-un sondaj: daca ai folosi un mind map sa ajungi la o decizie de a renunta la un proiect inainte de a cheltui milioane si a irosi timp cautand problema gresita.
 Demonstrarea productivitatii pentru orice soft care imbunatateste procesul de gandire este o provocare dificila, mai ales cand nu exista 2 proiecte identice.
 Mindjet a dezvoltat un sondaj cu Forrester Research in care am obtinut peste 1800 de raspunsuri de la cateva organizatii globale. Sondajul a urmarit raspunsuri „inainte” si „dupa” obtinute din perspectiva cantitativa si calitativa a feedback-ului in ceea ce priveste timpul folosit in proiecte, sedinte, dezvoltarea comunicarii si gestionarea informatiilor. Rezultatele? Dramatice. Multe organizatii au reusit scutirea a 3-5 ore per angajat pe saptamana. Cateva organizatii au raportat mult mai multe ore scutite.

Intrebare: MindManager Web pare sa fie un mediu propice pentru colaborare asupra unor probleme si proiecte unde siguranta nu este o problema. Puteti sa ne oferiti exemple reale de tipuri de proiecte de acest gen ( intr-un context tipic de afaceri)?

Raspuns: Clientii nostri folosesc  MindManager Web sau Mindjet Connect ca sa lucreze impreuna la mape in mod colaborativ, din diverse locuri; utilizeaza  posibilitatile de conferinta web pentru a oferi prezentari si a impartasi informatii distribuite asupra echipelor de proiect si pune la dispozitie documentatie in medii de lucru sigure.Directorul de comunicatii al Centrului de Dezvoltare a Educatiei ne-a spus ca mapping-ul colaborativ a ajutat echipa sa „colaborand simultan pe mape cu persoane din diferite locatii. De asemenea am folosit Mindjet Connect pentru crearea de documente (si vizualizarea reciproca a acestora si a desktopurilor) si spatii de lucru. S-a dovedit a fi un instrument extraordinar in cresterea productivitatii cand am lucrat cu un grup de oameni dispersati pentru a-i tine la curent cu ultimele informatii.”Alti manageri de proiect l-au folosit pentru a lucra cat mai direct impreuna, pentru a fi la curent cu progresul proiectelor, sa gestioneze listele cu lucruri de facut si sa trimita prezentari precum si sa tina sedinte de brainstorming colaborativ cu participanti din diverse locatii.

de Dave Garrett