BPM-ul inainte de toate !

Bogdan SAVU-MBA, Project Manager si Consultant

In ultimii ani am intalnit foarte des in implementarile de solutii la care am participat conceptul de BPM (Business Process Management).

Abordarea ‘pe proces’ este cu atat mai importanta cu cat intelegem ca toate resursele disponibile la un moment dat lucreaza conform planificarii, specificatiilor tehnice si calitative la realizarea unui livrabil, livrabil care la randul sau va fi declansator pentru o alta etapa sau proces.

Asadar, haideti sa privim BPM la modul relaxat si totusi cu atentia cuvenita pentru un concept important si atat de necesar unui mediu de lucru profesionist

BPM devine din ce in ce mai prezent, in sensul ca oamenii incep sa-l constientizeze ca pe ceva necesar pentru a produce in mod constant rezultate de calitate.

A existat probabil dintotdeauna, poate ca a avut alte denumiri, gen instructiuni de lucru, proceduri, reguli, legi, etc.
BPM este o denumire imprumutata, managementul proceselor sau gestiunea proceselor de lucru, a fluxurilor parca nu suna la fel de interesant ca « BPM » sau BiPiEM :)

Din ce in ce mai multi oameni sunt preocupati de acest aspect organizational si teoria spune ca orice tip de institutie, in subsidiar orice institutie/organizatie poate fi radiografiata si pentru ea se poate realiza o harta functionala care mai tarziu sa se traduca intr-o harta a proceselor care puse in practica ar insemna un flux de lucru la niste parametrii cel putin masurabili.

O formula simpla : BPM = Reguli de lucru

Activitatea de BPM poate fi pozitionata intre automatizari industiale sau robotizate, bazate doar pe mecanisme artificiale pe de o parte si « haosul » uman pe de alta parte.

Ma gandesc aici la dificultatile pe care le intampina oamenii cand incearca sa desfasoare orice tip de activitate atunci cand lucreaza intr-un sistem fara reguli.

Pentru orice organizatie, metodologia de organizare (Cine, Ce, Cand) devine mult mai importanta fata de metodologia tehnica (Cum, De Ce)…

Diferenta de valoare vine dinspre oameni

BPM, care se asociaza in unele cazuri cu BPR (Business Process Reengineering) inseamna de fapt o automatizare conceptuala a activitatii, a proceselor de lucru in care oamenii devin resurse, cu scopul de a executa pasi din proces, de a livra ceea ce este specific fiecarei etape.

Avantajul este ca, spre deosebire de automatizarile industriale sau robotice, modul de organizare al activitatii este supus imbunatirii continue si calitative.

Oamenii sunt inteligenti, aduc plus de valoare, sunt inventivi si atunci apare progresul. O masinarie odata pusa in functiune si stabilit procesul tehnologic sau procesul de lucru va face doar ceea ce a fost proiectata sa faca.

Accentul se pune in aceasta privinta pe rezultate si pe asigurarea calitatii. Astfel, procesele sunt parametrizabile (intrari/iesiri), iar parametrii de derulare ai unui process sunt in special de natura calitativa (de ex. timpul de raspuns, numarul de erori, nr. de reclamati, etc… in functie de situatie).

Acesti parametrii calitativi denota modul in care se masoara performanta.

In toata aceasta discutie despre BPM si BPR este necesar sa nu scapam din vedere aspectul uman, pentru ca oricat de mult am automatiza si oricat am gestiona reguli sau parametrii, factorul uman este decisiv pentru asigurarea calitatii…

De aceea personalul trebuie sa fie instruit, motivat, bun cunoscator al procesului in sine, atat din punct de vedere administrativ cat si din punct de vedere executiv, astfel incat performata sa se poata traduce printr-o derulare naturala a activitatii organizatiei in care profesionistii isi fac treaba, iar rezultatele obtinute sunt conforme cu specificatiile, cu asteptarile, fara un efort exceptional (si aici ne referim in special la costuri).

BPM = abordare metodica in implementare

In definitie, un proces este o suma de activitati menite sa transforme conditii initiale (prerequisites) sau date de intrare sau intrari/inputs in rezultate, care la randul lor pot fi intrari pentru un alt proces… Vorbim aici de un graf (harta), nu este o schema liniara.

Procesele se pot paraleliza, pot fi secventiale, au reguli in gradul respectiv cu drumuri specifice anumitor situatii sau conjuncturi.

BPR pune in discutie modul in care consultantii implementeaza procesele intrucat re-engineeringul presupune ca toate fluxurile sa fie modelate sau remodelate luand in calcul aspectul organizational, scopul, obiectivele dar si aspectul tehnologic, si anume ceea ce astazi avem la dispozitie ca si suport pentru derularea proceselor: sisteme informatice, utilaje, documentatie, etc…

BPM vs ROI

Perfomanta inseamna si atingera unor obiective in costuri rezonabile care sa denote si profitabilitate si ROI (Return of Investment).

Este foarte simplu sa obtii o calitate deosebita cu costuri mari, sa angajezi cei mai buni oameni in domeniu, sa cumperi cele mai noi utilaje, cele mai noi instrumente de lucru. Daca ne gandim la firmele comerciale, acolo unde se pune problema profitului este clar ca aspectul costurilor este foarte important, dar si in mediul public sau non-profit, mai ales datorita conditiilor actuale este necesar ca acestea sa fie tinute sub control.

Concluzia mea

O concluzie in ceea ce priveste BPM ar fi ca este o activitate continua si necesara in progresul oricarei organizatii. Lucrul pe procese reprezinta o activitate in sine care se poate explica simplu, nu este o teorie atat de complexa sau foarte stufoasa, iar amanuntele sunt cele care conteaza. Pana la urma standardele de calitate sunt bazate pe procese si atunci putem trage concluzia ca din acest punct de vedere este o activitate indispensabila.

Asadar, priviti cu incredere BPM si aprofundati tehnicile de analiza pentru ca nu poate decat sa aduca progres.