Monica Stirbescu
Marketing & Client Manager
Axioma Solutions
Parca de cand ne stim participam la sedinte!
Unele dintre motivele pentru care am condus sau participat sunt bine cunoscute: coordonarea activitatilor sau schimbul de informatii; motivarea unei echipe; discutarea de probleme in mod regulat; luarea unei decizii; sedinte de analiza, iar lista poate continua…
Un studiu mentionat intr-o lucrare de time management pe care poate unii dintre voi o stiti, “Capcana timpului”, arata ca 90% dintre directorii intervievati, afirma ca jumatate din timpul petrecut in sedinte este irosit. Practic problemele legate de sedinte sunt generate cel mai des de urmatoarele:
1. Nu se realizeaza o intelegere comuna a celor discutate
2. Se ajunge greu la un consens
3. Nu se respecta agenda.
Ce se poate face? O sa va spun ce fac eu. Utilizez MindManager. Iata cum!
O capcana destul de des intalnita este aceea de a sustine sau participa la sedinte interminabile, care se finalizeaza fara ca obiectivele acesteia sa fie indeplinite, si nu deputine ori agenda nu este parcursa in totalitate. De multe ori lipseste intelegerea comuna a ceea ce se discuta, consensul se realizeaza destul de greu, iar dupa sedinte destul de des apar probleme de perceptie asupra a ceea ce s-a discutat si asupra pasilor care urmeaza a fi facuti.
Toate aceste motive genereaza perceptia ca sedintele sunt o pierdere de timp si ca ar trebui sa facem ceva, nu sa stam si sa vorbim ore in sir, fara niciun rezultat. Acestea sunt generate de o lipsa de organizare si de un management defectuos al sedintelor.
Sa utilizam serios Managementul timpului
Fiecare dintre noi are la dispozitie o zi de lucru pentru a realiza task-urile alocate. Realitatea ne arata ca unele persoane pot face un volum de munca de doua ori mai mare in aceasi perioada de timp. Managementul Timpului reprezinta o serie de decizii si actiuni prin care stabilesti si controlezi folosirea timpului tau. Lucrul acesta pare a fi destul de simplu, si chiar este. Incepe cu a tine un calendar zilnic si o lista de task-uri.
Iata cateva reguli simple pentru a gestiona cu succes sedinte:
• Stabileste si agreaza asupra agendei cu participantii
• Invita la sedinta doar oamenii necesari
• Incepe la timp
• Respecta agenda
• Recapituleaza cele stabilite pe durata sedintei
• Stabileste pasii urmatori
• Finalizeaza la timp
• Comunica rezultatele
Cum fac eu diferit ca sa am sedinte mai bune? Utilizez Mind Manager
Pentru a creste eficienta sedintelor la care iau parte eu am decis sa folosesc MindJet MindManager, un instrument vizual ce ma ajuta sa ma organizez mai bine, iar prin functionalitatile pe care le are ma ajuta sa fac unele lucruri mult mai rapid. Mai concret, ma refer la flexibilitatea cu care pot sa captez si sa rearanjez informatia, sa creez usor o intelegere comuna, sa trimit foarte rapid o minuta a sedintei (in format Word, Powerpoint sau .pdf)
1. Inainte de sedinta
Definesc obiectivele: Care este scopul acestei sedinte? Ce sper sa realizez? Cum determin daca a fost o intalnire de succes? Plasez fiecare obiectiv pe o ramura separata in sectiunea Obiective a mapei mele.
Determin cine ar trebui sa participe la sedinta: Cine trebuie sa fie prezent? Cine are informatia de care am nevoie pentru proiect? Ce decident trebuie implicat in aceasta sedinta, daca este cazul? Sunt parteneri straini, consultanti sau altcineva exterior organizatiei care ar trebui implicati? Adaug fiecare nume si date de contact ale acestora in sectiunea Participanti a mapei mele.
Definesc elementele agendei: Ghidandu-ma dupa obiectivele pe care le-am definit listez topicurile pe care trebuie sa le discutam, si cine va conduce discutia pe fiecare segment de timp. Pun fiecare element al agendei pe o ramura separata in sectiunea "Agenda" a mapei.
Determin logistica necesara: Creez o ramura noua in mapa pentru a explora nevoile pentru sala de sedinte. Va face vreunul dintre participanti prezentarea in PowerPoint (sau voi folosi MindManager pentru brainstorming de grup)? Pot folosi mapa pentru a defini nevoile audio-video (ca de exemplu nevoia de un proiector si un ecran pentru acesta), suport pentru teleconferinte, cattering si multe altele.
2. In timpul sedintei
Utilizez mapa "Agenda" si ma ghidez dupa directie, focus si obiective.
Colectez pe parcursul discutiei toate ideile in aceasta mapa, incerc sa incurajez participarea si sa stimulez gandirea creativa.
Ideile fara legatura mi le notez in topicuri independente ca sa le putem evalua mai tarziu.
Notez deciziile agreate, persoanele responsabile si urmatorii pasi programati.
In mapa mea am mereu si un "spatiu de parcare" in care notez topicurile despre care nu se va vorbi in sedinta noastra, fac acest lucru pentru a nu irosi timp in discutii care nu fac obiectul sedintei si care nu ne-ar ajuta in nici un fel sa ne atingem obiectivele.
3. Dupa sedinta
La finalul sedintei mai aloc 5-10 minute pentru a reorganiza sau reformula informatia acolo unde este cazul, a marca in mod distinctiv consensul, opiniile si deciziile, apoi distribui catre participanti minuta sedintei fie in format doc., exportand in word, fie in PDF interactiv sau PDF simplu, fie chiar in format MindManager. Astfel informatia este proaspata, se creaza aceeasi intelegere asupra problemelor discutate si ne ramane mult mai mult timp la dispozitie pentru a pune in aplicatie pasii urmatori.
Daca vrei sa conduci eficient sedintele, te incurajam sa downloadezi template-ul mapei si sa instalezi versiunea trial a MindManager, pe care le gasesti la adresa aceasta sau descaraca mapa in format .pdf