De multe ori suntem pusi in situatia sa negociem atunci cand suntem implicati in proiecte. Unii dintre noi reusesc sa o faca instinctiv, altii nu.
Dar totusi cate din situatiile descrise ca negociere reprezinta o negociere propriu-zisa?
Poate ca nu intamplator, datorita unei lipse de pregatire adecvata de multe ori confundam negocierea cu alte activitati.
Ce imi propun in acest articol este sa stabilesc o delimitare clara intre ce este negocierea si ce reprezinta „celelalte activitati” cu care o confundam.
Negocierea in proiecte - Context
Cand vorbim de negocierea in proiecte identificam doua scenarii:
- negociere in relatia furnizor client
- negociere in cadrul organizatiei
In general, cartile si cursurile de negociere ne invata sa tratam prima situatie si aici vorbim de negocierea pretului, a termenelor si conditiilor contractuale.
Pentru partea a doua, prin literatura de specialitate cam „bate vantul”.
De aceea, pentru multi, cand vine vorba de negociere vin si problemele pentru ca nu poti aplica tehnicile de negociere standard in interiorul organizatiei.
Gata cu „Dirty Tricks”, gata cu „calcatul pe cadavre”, „mortul in casa” si alte povesti!
Cei din jur se asteapta ca un project manager bun sa aiba abilitati de negociere dar sa fie si un coleg bun, respectuos care comunica eficient sa creeze acord si intelegere in cadrul proiectului.
Ce negociem ca manager de proiect?
Pe parcursul proiectului, echipa si stakeholderii vor negocia:
• Costuri si obiective;
• Schimbari ale obiectivului, costului sau duratelor;
• Termene si conditii;
• Responsabilitati;
• Resurse.
• Solutia tehnica
In general, negociem toate aspectele care afecteaza tripla constrangere si modul de desfasurare a proiectului.
Negociere = Autoritate
Am putea sa definim negocierea ca fiind procesul in care fiecare dintre parti doreste sa schimbe o stare de lucruri data (status quo) si crede ca un acord satisfacator poate fi obtinut.
Ambele parti accepta ca inainte ca o decizie sa fie implementata este necesar sa existe un acord reciproc.
Nu putem vorbi de negociere atunci cand partile nu au un nivel de autoritate adecvat.
Cand lipseste autoritatea putem avea senzatia ca se negociaza insa ceea ce se intampla este altceva: comunicam cu persoana respectiva si incercam sa obtinem acordul acesteia pentru cele propuse.
Partea frumoasa a lucrurilor este ca de multe ori trebuie doar sa ceri si ti se va da!
Asa ca nu uita: chiar daca nu ai autoritate inca poti sa reusesti.
Cand totusi exista acelasi nivel de autoritate iata cateva tehnici de care sa tineti cont atunci cand negociati asa cum le-am invatat din clasica „Getting to Yes”:
separa oamenii de probleme, concentreaza-te pe interesele partilor si nu pe pozitii, inventeaza alternative pentru castigul reciproc, insista pe folosirea de criterii obiective.
Un lucru este cert. Daca vrei sa negociezi eficient trebuie sa ai o planificare foarte buna. Un exemplu simplu de plan de negociere contine: Ce negociem, Propunerea mea, Propunerea ta, Rezultat Final.
In momentul in care acordul a fost obtinut pentru toate punctele din discutie putem considera inchisa negocierea.
Ce putem face cand nu avem autoritate?
O abilitate importanta in meseria de project manager este aceea de facilitator.
De mai multe ori am avut ocazia sa vad persoane care stapaneau foarte bine aceasta tehnica si au fost capabili sa duca la bun sfarsit proiecte destul de mari fara a avea o pregatire formala in managementul proiectelor. Iata cateva abordari alternative:
• Facilitam eficient activitatile echipei atunci cand este dificila gasirea unei solutii satisfacatoare;
• Influentam atunci cand nivelul nostru de autoritate nu este suficient pentru a impune ceva sau negocia de la acelasi nivel;
• Cream nivelul de intelegere atunci cand exista diferente intre parti;
• Convingem atunci cand dorim sa obtinem un anumit rezultat;
• Suntem persuasivi sau foarte insistenti pe anumite subiecte pana reusim.
Concluzie
Ca project manager merita sa te concentrezi pe obtinerea acordului. Daca ai autoritatea necesara vei putea intra in negocieri, daca nu, vei folosi comunicarea, cererea acordului, influentarea organizatiei si facilitarea pentru a obtine cat mai mult intr-o situatie data.
Spor la negocieri!