Asemanarile intre activitatile cu caracter operational si intre activitatile de proiect sunt foarte mari. In ambele cazuri munca este planificata, exista constrangeri, obiective si termene. Proiectul este o abordare diferita deoarece are un caracter temporar si o dezvoltare secventiala.
Organizatiile folosesc ambele modele de organizare fara ca neaparat cei implicati sa constientizeze acest lucru.
Cand sa folosim o metoda sau alta? Daca decidem sa ne organizam pe proiecte cum putem sa o facem in modul cel mai profitabil?
Provocari
Daca pana acum finalizai cu succes unul, doua taskuri si lucrurile au inceput sa se complice, iti pui pentru prima data intrebarea: cum sa fac treaba asta mai bine. Dupa cateva actiuni pompieristice ies la iveala cateva provocari:
- desi stiu ca am de finalizat un task seful imi spune ca trebuie sa fac altceva mai important
- dimineata trebuie sa fac ceva, dar nu termin pentru ca la pranz am fost chemat intr-un meeting mai important si seara sunt tras la raspundere de ce nu am terminat task-ul de dimineata.
- simt nevoia sa lucrez mai putin dar mai structurat pentru a pune putina ordine in lucrurile pe care le fac
- incep foarte multe initiative cu o importanta mare si pe parcurs imi dau seama ca nu sunt pe drumul cel bun
- raportez progresul munci mele dar nu sunt convins ca ceea ce raportez este si urmarit sau ca se tine cont de feedback-ul meu;
Nivelul 1 – Planul de actiuni.
Primul pas in trecerea de la munca operationala la cea pe proiecte este acela de defini un set minimal de task-uri si a crea un plan de actiuni. Genul acesta de organizare are loc de obicei exclusiv in cadrul departamentului si se desfasoara de la un meeting la altul in functie de ce se decide pe durata ultimei intalnirii. Consideram ca este o modalitate practica rapida, dar totusi nu este foarte clar ce se va face data viitoare si nu exista o vedere de ansamblu.
Modul in care lucrurile pot sa avanseze atunci cand exista blocaje este de a merge la „sefu” si de a-i solicita lui sa ia deciziile.
Nivelul 2 - Proiecte Ad-Hoc.
In aceasta situatie chiar vorbim de un proiect. Este drept, de unul simplificat si nu prea formalizat.
Sunt initiative care implica un numar mic spre mediu de persoane carora li se aloca diverse responsabilitati si carora li se ofera o autoritate limitata.
Proiectele au o durata si complexitate mica spre medie medie si in general nu sunt planificate in detaliu, astfel incat o lista de milestone-uri si obiective este suficienta pentru a oferi o viziune de ansamblu.
Unul din avantajele acestei abordari este ca sunteti pe „drumul cel bun”. In alta ordine de idei trebuie sa insistati si sa dezvoltati ceea ce ati inceput in termeni de obiceiuri. Aveti o sansa buna ca in 6-12 luni sa migrati catre nivelul 3.
Nivelul trei - Project Management ca la carte.
Se aloca un project manager cât mai devreme cu putinta pe durata proiectului. Se implementeaza proiectele folosind o structura clar definita. Resursele sunt familiarizate cu modul de lucru in proiecte, iar complexitatea acestora este una ridicata, de multe ori implicand mai multe departamente. Bugetele de asemenea sunt mult mai importante. Investitia pe care compania o face in acest proiect impune abordari mai sofisticate cum ar fi:
- Managementul riscului
- Utilizarea eficienta a unui plan de comunicare
- Urmarirea calitatii
- Managementul schimbarilor in proiect
- Influentarea organizatiei
Probabil ca dupa experienta catorva proiecte de acest gen, mai ales daca trecerea pe proiecte apare vizibila in mai multe departamente, este posibil ca in scurt timp sa simtiti nevoia definirii unei metodologii interne in cadrul careia sa definiti metode si instrumente care sa formalizeze si sa usureze activitatile din proiecte. In acesta situatie implicarea unui consultant extern poate ajuta mult o echipa in crestere.
Nivelul 4 – Toate la un loc dar cu discernamant.
Sper sa fiti de acord ca nu exista solutii magice! In functie de specificul organizatiei veti alege impreuna cu managementul superior modalitatea practica astfel incat sa alegeti solutiile cele mai bune. Impletirea specificului operational cu modul de lucru pe proiecte maximizeaza in general rezultatele diferitelor initiative, dar totul depinde de deciziile pe care le veti lua, ca vorba aceea „E greu sa gasesti un mix bun...”